Svatba

Bez Excelu ani ránu. Plánování a organizace svatby

svatba-tabulka-ubytovani

Jedním z nejlepších pomocníků při chystání svatby byl bez přehánění Excel. Do online tabulek jsme házeli prakticky všechno.

Nejprve seznam vytipovaných míst, později hosty a k nim poznámky, zda budou na hostině, zda přespí, zda se mají na místo jak dostat. Samozřejmě také rozpočet, ubytovací pořádek, seznam věcí, které dovézt na svatební místo den předem a které rozhodně nezapomenout v den D.

Nemluvě o seznamu úkolů (a s tím souvisejících deadlinů). Zvláště na začátku to vypadá, že toho tolik není, samé větší přehledné věci – místo, matrika, šaty, hudba, kytky, prstýnky… Jenže pak se začne objevovat hromada drobností. A přibývají další a další.

Takže pro mě osobně bylo fakt užitečné mít před sebou stále kompletní přehled, mít vizuálně znázorněno, kolik je toho hotovo, vyčerveněné to, co je urgentní a má zrovna prioritu, mít na očích neustále aktuální poznámky (průběžně jsem seznam procházela a ke každé položce vždy dopisovala to, co bylo zrovna aktuální, např. „telefonicky potvrdit“, „napsat ještě tomu a tomu“, „vyzvednout tehdy a tehdy“, „schůzka ve středu“…).

Takhle vypadal náš seznam asi tři dny před svatbou. Na další aktualizace už čas nebyl (žlutá barva = hotovo).

Pokud to nechcete číst s lupou, otevřete si obrázek na nové kartě.

svatba-tabulka-ukoly-1

svatba-tabulka-ukoly-2

Pokud jde o hosty, měsíc a půl před svatbou jsme přátelé, kolegy a lidi mimo nejbližší rodinu (s níž jsme pochopitelně komunikovali hlavně osobně) obeslali s jednoduchým Google dotazníkem. Cílem bylo získat kompletní seznam, zjistit, kolik lidí má zájem o přespání, abychom věděli, kolik pokojů v okolních hotelích, penzionech, kempech rezervovat.

A v neposlední řadě jsme zjišťovali, mají-li se hosté jak do vily dostat, případně kolik jim zbývá míst v autě. Z mé moravské rodiny totiž například nikdo auto nemá, a dostat se přímo do Jevan (cca 45 km v lesích od Prahy) bylo pro tyto příbuzné značně komplikované. To se týkalo i rodičů, po kterých jsem navíc „požadovala“ ranní zastávku v Praze v bytě nevěsty. Takže bylo třeba zajistit odvozové kapacity, stejně tak pro fotografku a svědkyni, po kterých jsem též chtěla, aby mi od rána byly poblíž.

anketa1

anketa2

anketa3

Jen pro přehled – doba vyplňování trvá asi týden. Dotazník jsme rozesílali jednotlivě, takže jsme každému k tomu poslali do mailu či FB zprávy prosbu o vyplnění. Ne všichni jsou ale v létě online, někomu bylo potřeba se připomenout… Pár hostů později svoje preference samozřejmě měnilo (od samotné účasti – jak dodatečné potvrzení, tak zrušení, po zájem přespat, účast na rautu nebo způsob cesty), ale naštěstí to byly spíše drobnosti, takže nám to žádné komplikace nezpůsobilo.

Přímo na svatební den jsme sepsali seznam věcí, které je třeba hlídat a které jsme většinou nechtěli s nastávajícím mít úplně na starost my. Velké části se ujali naši skvělí svědci, s něčím pomohli příbuzní. A přišlo mi fajn mít přehled podobných drobností, které byly ale zároveň ve výsledku důležité – a pokud by se o ně nestaral nikdo, nastal by zbytečně chaos.

Pro podrobnosti opět rozklikněte :-)

svatba-tabulka-ukoly

Zde ještě pro ukázku náš seznam některých svatebních míst, o kterých jsme uvažovali.

svatba-tabulka-mista

Jak už jsem zmínila, se samotnou organizací svatebního dne nám hodně pomohli svědci – ženichův brácha a kamarádka. Domlouvali jednotlivé části programu, průběžně nás upozorňovali, co se bude dít, komunikovali s hosty (kam dávat dárky, jak se dostat na hotel). Díky nim jsme se o tyto věci nemuseli vůbec starat a skutečně si užívali samotnou oslavu, za což jsem moc vděčná!

Ještě před svatbou jsem na internetu zjišťovala, s čím vším může svědek pomoct, začetla se do různých diskuzí, kde se mísily zkušenosti, že svědek v podstatě vše naplánoval, tak názory, že takto zatěžovat svědka je neslušné a že má jít o čestné postavení a ne nějaké povinnosti (a že pokud je třeba něco obstarat, má to dělat koordinátor a ne svědek). Takže jsem v závěru moc netušila, zda po našich svědcích můžeme chtít vůbec pomoc s věcmi zmíněnými na seznamu výše. Sami nám řekli, že toto je pro ně v pohodě a byli moc ochotní, takže snad dnes nelitují, že na ně ona funkce připadla :-)

svatebni-webV organizaci nám hodně také pomohl jednoduchý web, který jsem splácala asi měsíc a půl před obřadem. Sama mám z některých předchozích svateb zkušenost, že jsem do poslední chvíle např. moc nevěděla, bude-li to tedy spíš venku nebo uvnitř (tzn. jak se třeba obout) nebo kde přesně a jak daleko od svatebního místa budeme spát – takže jsem vždy za podobné „manuály“ pro hosty vděčná.

Zároveň nám to přišlo praktické, abychom na ty samé dotazy nemuseli každému odpovídat znovu a znovu dokola.

Součástí byl zmíněný program, který jsme pak rodině spolu s pozvánkou a oznámením zaslali i ve vytištěné podobě. S přesnou informací o ubytování, o tom, jak se do hotelu či kempu dostat, o ceně (pokud šlo o nerodinu), možnostech oběda (pro kamarády jsme týden před svatbou navštívili několik restaurací v okolí, abychom jim dali konkrétní tipy), jsme pak všechny svatebčany obepsali ještě zhruba 1-2 týdny před samotnou akcí (ukázka níže).

svatba-mail-ukazka

1 komentář: „Bez Excelu ani ránu. Plánování a organizace svatby“

Zanechat odpověď

Vyplňte detaily níže nebo klikněte na ikonu pro přihlášení:

Logo WordPress.com

Komentujete pomocí vašeho WordPress.com účtu. Odhlásit /  Změnit )

Google photo

Komentujete pomocí vašeho Google účtu. Odhlásit /  Změnit )

Twitter picture

Komentujete pomocí vašeho Twitter účtu. Odhlásit /  Změnit )

Facebook photo

Komentujete pomocí vašeho Facebook účtu. Odhlásit /  Změnit )

Připojování k %s